PIM-System Auerswald GmbH & Co. KG

Umsetzung und Einführung einer maßgeschneiderten PIM-Lösung auf Pimcore-Basis

Umsetzung einer maßgeschneiderten PIM-Lösung


Aufgabe

Unsere Aufgabe war es, den Mitarbeitern die Vorteile des PIMs zu vermitteln und ein solides Minimal Viable Product (MVP) für die Verfolgung einer nachhaltigen Produktvision zu schaffen. Auerswald war es außerdem wichtig, mit der Einführung des neuen PIM weitere Geschäftsziele zu verfolgen. Dazu zählte auch die Kostenreduktion – also eine Optimierung des Headcounts für die Pflege von Produktinformationen und Assets durch einen effektiveren, softwaregestützten Prozess.

Außerdem sollte die inhaltliche Konsistenz und die allgemeine Qualität der bereitgestellten Inhalte durch einen einzigen „Single Point of Truth“ (SPOT) verbessert werden.

Die Auerswald GmbH & Co. KG gehört zu den führenden Herstellern von kleinen bis mittleren ITK-Systemen sowie von IP-Telefonen. Ergänzt wird das Angebot durch SIP-Telefone, IP-DECT Multizellsysteme, Systemtelefone sowie Türfreisprechstellen. Das 1960 gegründete und in zweiter bzw. dritter Generation geführte Familienunternehmen produziert ausschließlich in Deutschland und beschäftigt mehr als 170 Mitarbeiter.

Ausgangslage

Produktinformationen und dazugehörige Assets waren verteilt auf viele verschiedene Systeme. Es existierte eine Vielzahl an redundanten Produktinformationen, welche von verschiedenen Abteilungen an vielen verschiedenen Stellen innerhalb der bestehenden Systemlandschaft gepflegt werden mussten. Die Erstellung von Produktdatenblättern erfolgte bspw. durchweg manuell und die darauf enthaltenen Produktinformationen mussten händisch aktuell gehalten werden. Die dahinterliegenden Arbeitsprozesse zur Pflege von Produktinformationen und Verantwortlichkeiten waren zudem nicht klar definiert.

Das bestehende Produktdatenmodell im PIM-System zeigte konzeptionelle Schwächen, was sich sowohl negativ auf die Pflege als auch die Ausgabe und schlussendliche Verarbeitung der Daten ausgewirkt hat. Daraus resultierte eine sehr geringe Nutzerakzeptanz für das seinerzeit neu eingeführte PIM-System.

Lösung

Wir haben das bestehende PIM-System analysiert und konzeptionelle Schulden identifiziert. Sie dienten als Ausgangspunkt zur Erstellung eines initialen Product Backlogs.

Im Rahmen der Sprintumsetzung haben wir dann grundlegende Optimierungen des Produktdatenmodells vorgenommen: Sicherstellen der Multimarkenfähigkeit und Mehrsprachigkeit, Zusammenführen einzelner Objektklassen, generelle Optimierung der Klassenstruktur und der definierten Attribute und einiges mehr. Die Arbeitsprozesse zur Pflege der Produktdaten, die wir in Workshops und SIPOC-Analysen herauskristallisiert haben, wurden in Form von Workflows und einem passenden Rechte- und Rollenmodell ins PIM integriert – und durch ein entsprechendes Berichtswesen zum Tracking des Bearbeitungsstatus der Produktdaten erweitert.

Darüber hinaus haben wir eine neue API-Schnittstelle zur spezifischen Abfrage der im PIM hinterlegten Produktinformationen entwickelt. So konnten wir die in der Vergangenheit bestehende Abhängigkeit zwischen Datenmodellanpassungen und Datenausgabe mit einer nativen Pimcore-Schnittstelle auflösen.
 

Web2Print

Mit der Umsetzung einer Web2Print-Lösung zur automatischen Generierung von Produktdatenblättern haben wir einen ersten Ausgabekanal direkt innerhalb des PIM-Systems geschaffen. 

Produktdatenblätter werden künftig einfach per Knopfdruck und auf Basis der im PIM hinterlegten Produktinformationen erzeugt. Doppelte Pflegeaufwände und Dateninkonsistenzen gehören also der Vergangenheit an – ein enormer Mehrwert für Anwender und Mitarbeiter.

Ein echter Meilenstein des Projekts war die Integration des Auerswald-Servicebereichs in die bestehende PIM-Struktur. Das Datenmodell umfasst jetzt auch produktnahe Serviceinformationen: Angaben zu Firmwareständen, Video-Tutorials, Handbücher oder FAQs. Außerdem haben wir die neu umgesetzte API-Schnittstelle um entsprechende Endpunkte zur spezifischen Abfrage der Serviceinformationen ergänzt.

 

Zahlen und Ergebnisse

 

Fazit

Mit Einführung des neuen PIM-Systems konnten wir zusammen mit Auerswald das Fundament für eine zentrale Datenpflege von Produktinformationen und dazugehöriger Assets innerhalb der Organisation schaffen. Die konzeptionellen Schulden des Altsystems wurden aufgelöst und in eine verbesserte Datenstruktur überführt. Eine workflowgestützte Produktdatenpflege gibt den Anwendern künftig Orientierung im System und definiert abteilungsübergreifende Aufgaben.

Die Integration des Servicebereichs in die neue PIM-Struktur war essentiell für das Aufbrechen alter Strukturen der bestehenden granularen Systemlandschaft: Nun können auch produktbezogene Serviceinformationen zentral und innerhalb der PIM-Umgebung gepflegt werden.

Darüber hinaus haben wir die automatisierte Generierung von Produktdatenblättern - eines der wichtigsten Ausgabemedien für Produktinformationen - ins PIM verlagert. Künftig lassen sie sich ganz einfach auf Knopfdruck erstellen.