Mit Pimcore zum maßgeschneiderten Produktinformation-Management

Mit seinen Lösungen erleichtert Auerswald seinen Kunden die Kommunikation. Intern ringen die Mitarbeiter jedoch mit komplexen Produktinformationen. Wir entwickelten deshalb ein individuell auf das Unternehmen zugeschnittenes Produktinformation-Management-System. Damit können sich die Mitarbeiter darauf konzentrieren, ihre Kunden voranzubringen.

Der Kunde

Die Auerswald GmbH & Co. KG gehört zu den führenden Herstellern von ITK-Systemen und IP-Telefonen. Ergänzt wird das Angebot durch SIP-Telefone, IP-DECT Multizellsysteme, Systemtelefone sowie Türfreisprechstellen. Das 1960 gegründete Familienunternehmen produziert ausschließlich in Deutschland und beschäftigt mehr als 170 Mitarbeiter.

20 Mio € Umsatz
300 Produkte
2 Marken
170 Mitarbeiter

Projektbeschreibung

Herausforderung

Redundante Daten, unklare Prozesse und händische Datenpflege

Bei Auerswald wurden Produktinformationen und dazugehörige Assets auf vielen verschiedenen, voneinander getrennten Systemen verwaltet. Die Datensätze waren zudem oft redundant vorhanden. Für die Mitarbeiter war die Datenpflege deshalb aufwändig und mühsam. Produktdatenblätter wurden durchweg manuell in Microsoft Word erstellt. Selbst die darin enthaltenen Produktinformationen mussten die Beschäftigten händisch eintragen und aktuell halten. Jede nachträgliche Änderung führte zu Unsicherheit bei den Mitarbeitern, die Pflege im Griff zu haben. Hinzu kam, dass Arbeitsprozesse und Verantwortlichkeiten nicht klar definiert waren. Ein bereits angestoßenes PIM-Projekt zeigte konzeptionelle Schwächen. Weder Pflege noch Datenverarbeitung ließen sich mit dem System verbessern. Die Mitarbeiter nutzten das System daher kaum und es wurde letztendlich nicht produktiv eingesetzt. Mit Pimcore wollten wir daher eine echte, nachhaltige Lösung für Auerswald schaffen.

Lösung

Ein Produktdatenmodell für die Zukunft

In agiler Arbeitsweise haben wir zunächst Auerswalds Produktdatenmodell grundlegend überarbeitet . Produktinformationen verschiedener Marken sollten in mehreren Sprachen verfügbar sein. Die Klassenstruktur und die Attribute des Datenmodells wurden optimiert sowie einzelne Objektklassen zusammengeführt. Im Rahmen von Workshops und SIPOC-Analysen identifizierten wir dann Arbeitsprozesse zur Pflege der Produktdaten. Auf dieser Basis entwickelten wir gemeinsam mit den Mitarbeitern auf Auerswalds Bedürfnisse zugeschnittene Workflows und ein Rechte- und Rollenmodell. Schließlich integrierten wir beides in das PIM. Zudem erweiterten wir das System um ein entsprechendes Berichtswesen, mit dem die Mitarbeiter den Bearbeitungsstatus eines Datensatzes genau nachvollziehen können. Mit einer neuen Schnittstelle zur Abfrage der im PIM hinterlegten Produktinformationen können jedem beliebigen Ausgabekanal individuelle Zusammenstellungen von Daten übermittelt und die Produkte dort angezeigt werden.

Ergebnis

Ein PIM-System für eine effiziente zentrale Datenpflege

Eine durch den Pimcore-Workflow gestützte Produktdatenpflege gibt den Anwendern künftig Orientierung im System, definiert abteilungsübergreifende Aufgaben und schafft einen echten Single Point of Truth. Durch die Erweiterung des Datenmodells können nun auch produktbezogene Serviceinformationen zentral und innerhalb der PIM-Umgebung gepflegt werden. Darüber hinaus haben wir die Generierung von Produktdatenblättern – eines der wichtigsten Ausgabemedien für Produktinformationen – ins PIM verlagert. Künftig lassen sich Printmaterialien ganz einfach automatisiert auf Knopfdruck aus dem PIM heraus erstellen. Das PIM-System für Auerswald zeichnet sich zudem durch seine übersichtliche Datenstruktur sowie durch seine intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche aus. Endlich verwenden die Mitarbeiter ihr PIM-System gern und häufig.