10 Schritte zur erfolgreichen Implementierung eines PIM-Systems

von Martina Schlager

Der digitale Handel wächst zügig weiter. Und da es somit immer bedeutsamer wird, Produktinformationen zu erstellen, zu pflegen und auf den verschiedensten Kanälen bereitzustellen, ist es zu einem zentralen Erfolgsfaktor für Unternehmen geworden, mit einem Produkt-Informations-Management-System (PIM) zu arbeiten. In der Regel führt ein PIM-System zu nachhaltig mehr Effizienz in allen Prozessen rund um die Produktdaten – es verhilft zu schnellerer Time-to-Market neuer Produkte, verbessert die Qualität der Daten und stellt sicher, dass Mitarbeitende, Kunden und Partner zu jeder Zeit und von überall auf der Welt auf genau die richtigen Produktinformationen zugreifen können. Die Konsequenz: ein besseres Kundenerlebnis und damit mehr Conversions.

Im Vorfeld und Umfeld gibt es im Unternehmens eine ganze Menge an Prozessen zu durchlaufen und Stolpersteine zu umgehen. Wir haben 10 Schritte zusammengestellt, denen Unternehmen auf dem Weg zu einer erfolgreichen PIM-Implementierung Beachtung schenken sollten.

1. Organisatorische Vorbereitung: PIM-System wirkt sich auf alle Unternehmensbereiche aus

Unternehmen sollten sich im Vorfeld im Klaren darüber sein, dass die Implementierung eines PIM-Systems verschiedene Abteilungen des Unternehmens betrifft und damit Teamarbeit ist. Sie wirkt sich nicht nur auf die Produktkommunikation, sondern möglicherweise auch auf interne Prozesse und Verantwortlichkeiten aus. Mit dieser Voraussetzung im Blick sollten die Ressourcen geplant, die eigenen Teams auf Know-how geprüft und gegebenenfalls um externe Experten ergänzt werden. Und natürlich sollten auch die Entscheidungsprozesse und Verantwortlichkeiten geregelt werden.

Ausschlaggebend für den Erfolg des neuen Produkts im Unternehmen sind aber nicht nur strukturelle und technische Belange, sondern auch die Akzeptanz durch alle Mitarbeitenden. Daher ist es besonders wichtig, alle Teams von Vornherein in die zu erwartenden neuen Aufgaben und Prozesse einzubinden.

2. Analyse: Sämtliche W-Fragen zu Produktdaten kommen auf den Tisch

Natürlich steht ganz am Anfang eine Erfassung des Status Quo: Wo und wie werden Produktdaten bislang verwaltet? Gibt es bereits ein ERP, ein Warenwirtschafts- oder Versandhandelssystem oder auch eine Produktions- und Produktplanungs-Software im Haus? Wer pflegt und wer verantwortet dort welche Daten? Wer setzt welche Daten für welche Zwecke ein und wo sind Schnittstellen notwendig? Auf welche Weise werden beispielsweise die Unternehmens-Website und der Webshop bis dato mit Assets bestückt? Mit welchen internen Teams, Lieferanten, Großhändlern und Kunden tauscht wer Produktdaten aus? Welche Vertriebskanäle werden genutzt? Wo werden Printprodukte benötigt? Erst wenn all diese Fragen gemeinsam mit sämtlichen Stakeholdern und Teammitgliedern geklärt sind, ist der Start eines Anforderungsmanagements und Requirement Engineering sinnvoll.

3. Anforderungsmanagement: Bedarfe ermitteln, Spezifikationen dokumentieren

Beim anschließenden Anforderungsmanagement geht es darum, die Bedarfe und Wünsche aller Beteiligten an das PIM-System systematisch herauszuarbeiten sowie die Spezifikationen zu dokumentieren und zu priorisieren. Denn um schnell und erfolgreich ein PIM-System einzuführen, ist es grundlegend wichtig, die eigenen, ganz spezifischen Anforderungen sehr gut zu kennen, sie zu hinterfragen, zu evaluieren und mögliche Lösungswege gewissenhaft auszuloten. Zeit und Ressourcen können nur dann realistisch geplant werden, wenn vorab explizit geklärt ist, was das PIM im Detail zu leisten hat und welche bestehenden oder neuen Prozesse im Unternehmen es unterstützen soll.

Dazu gehören Fragen wie: Wo liegen bis dato die Bedarfe in Ihrem Unternehmen, was das Management von Produktdaten angeht? Welche bisherigen Schwierigkeiten sollen gelöst werden, was soll optimiert oder ganz neu eingeführt werden? Und wo könnte es Synergieeffekte geben?

Ziele könnten beispielsweise sein: eine synchronisierte Verwaltung der Produktdaten, eine effizientere Produktkatalog-Verwaltung, akkurate und stets aktuelle Produktdaten im Shop, eine Synchronisierung aller Bestellprozesse, Multi-Channel-Publishing und eine Marktplatzanbindung, um neue Kundengruppen, Absatzmärkte und Umsatzpotenziale zu erschließen, und vieles mehr.

4. Evaluation und Auswahl: Das passgenaue PIM für Ihre Anforderungen

Nachdem die eigenen Anforderungen spezifiziert sind, steht die Suche nach einem passgenauen PIM-System auf dem Plan. Welches System bietet bereits von Haus aus adäquate Lösungen für die eigenen Herausforderungen und lässt sich zudem mit Erweiterungen und Schnittstellen individuell an die Bedarfe des Unternehmens anpassen?

Wichtig ist beispielsweise die Wahl eines Schnittstellen-offenen Systems ohne Einschränkungen, welches sich mit jedweder Technologie verknüpfen lässt und automatische Prozesse wie Datenabgleich, Print-Produktion und Online-Kataloge nahtlos ermöglicht. Lassen sich auf einfachem Weg automatisierte Produkt-Feeds erzeugen? Bietet das System eine Integration mit Excel, InDesign und MS Office? Gibt es eine direkte API-Anbindung an digitale Marktplätze?

Weitere Anhaltspunkte für die Identifizierung eines geeigneten PIM-Systems können sein, ob der PIM-Anbieter über erfahrene Implementierungspartner und über Kunden in der eigenen oder in ähnlichen Branchen verfügt. Natürlich kann man auch nach Marktführern Ausschau halten. Für einen direkten Vergleich der Anbieter lohnt sich auch eine jeweilige PIM-Demonstration – am besten persönlich und anhand von individuellen Praxisbeispielen.

5. Best Practices: Entscheidung für einen strategischen und technischen Partner

Ist das präferierte PIM-System gefunden, geht es an die Recherche der am besten geeigneten Digitalagentur als Implementierungspartner. Anhaltspunkte für deren Identifizierung sind auf den Websites beschriebene Best-Practice-Beispiele und Referenzen. Gibt es vergleichbare Herausforderungen, die gelöst wurden? Pflegt die Agentur langjährige Kundenbeziehungen und ist auch in der Lage, die eigenen Kunden nach dem ersten großen gemeinsamen Projekt durch den gesamten Lebenszyklus der gefundenen Lösung nachhaltig zu begleiten? Hat die Agentur nachweislich kompetentes und zertifiziertes Personal und verfolgt Qualitätsstandards und Rechtskonformität? Sind die Konzepte, Pläne und Schätzungen der Agentur realistisch und nachvollziehbar? Passt die Agentur zur eigenen Geschäftskultur und zu den Menschen im Unternehmen?

6. Solution-Design: robuste Szenarien, Strukturen und Meilensteine für Ihr neues PIM-System

Wenn die Entscheidung über ein PIM-System und einen kompetenten strategischen und technischen Partner getroffen ist, geht es an die Planung der PIM-Einführung im Unternehmen. Digitalagentur und die Mitarbeitenden im Unternehmen entwerfen in enger Zusammenarbeit robuste Szenarien und Strukturen, die die Grundlage bilden für eine langfristige und nachhaltige Technologie-Strategie und ein solides Anforderungs-Design des künftigen PIM-Projekts.

7. Technische Implementierung: strukturieren, klassifizieren, testen

Auf Grundlage des gemeinsam erarbeiteten Solution-Designs richtet die Digitalagentur die technische Entwicklungs- und Produktionsumgebung ein, inklusive der Instrumente zur Bereitstellung der Software und zur Qualitätssicherung. Auf dieser Technik wird das PIM etabliert und mitsamt Zusatzfunktionen und individuellen Anforderungen strukturell eingerichtet.

Nach Analyse und Modellierung der für das künftige PIM relevanten Daten wird das Datenmodell im PIM etabliert. Dabei besteht eine besondere Herausforderung darin, nicht nur die Daten-Objekte geschickt und nachhaltig zu konfigurieren, sondern auch die Kategorien, Varianten, Attribute und Abhängigkeiten sowie sämtliche Elemente und Merkmale, Medienarten und Formate, Rechte und Rollen im System. Darüber hinaus können Workflows, automatisierte Prozesse und Qualitätskriterien (Quality Gates) eingerichtet werden. Ist das System bereit, können erste Testdaten eingespielt und das PIM im Detail weiter optimiert werden. Sobald alle Tests erfolgreich absolviert wurden, werden alle Daten migriert und harmonisiert. In vielen Fällen sind weitere Veredlungsschritte der Daten notwendig, um Fehler und Unstimmigkeiten in den Daten nachhaltig zu beheben.

8. Schnittstellen: Daten zuordnen, sortieren, anreichern

Nach der initialen Datenmigration stellt sich die Aufgabe, die Daten aktuell zu halten und für weitere Systeme und Anwendungsfälle bereitzustellen und auszuliefern. Jetzt macht sich die Auswahl eines Schnittstellen-offenen Systems bezahlt: Aus dem PIM wird eine Datendrehscheibe. Mithilfe von manuellen Uploads und/oder automatisierten Schnittstellen werden fortan die Daten aktualisiert und kontinuierlich angereichert. Übersetzungen, automatische Massenproduktion von personalisierten Produktbeschreibungen, automatische Verschlagwortung (Tagging), Syndizierung von/mit Daten Dritter – das PIM eröffnet eine Vielzahl von Optimierungs- und Verwertungsmöglichkeiten.

9. Marktplatzanbindung und Multi-Channel-Publishing: Einrichtung aller Ausgabe-Kanäle

Darüber hinaus geht es darum, die eigenen Produktinformationen vollautomatisiert mit den gewünschten digitalen Marktplätzen, Kanälen, Online-Katalogen, Branchendatenbanken und jeder Form von Websites, Landingpages und Apps zu teilen sowie ein zentrales Dashboard auszuliefern, über das sich alle Vorgänge tracken und dokumentieren lassen. Nur wenige PIM-Systeme bieten von Haus aus eine Anbindung an digitale Marktplätze, wie zum Beispiel eine Integration mithilfe von Marktplatz-Management-Lösungen wie Productsup.

10. Nachhaltigkeit und Synergien: Verankerung in alltägliche Arbeitsprozesse

Mit der erfolgreichen Umsetzung des PIM beginnt die eigentliche Verankerung im Unternehmen. Nun geht es daran, die neuen Prozesse im Arbeitsalltag zu etablieren und beispielsweise die Daten kontinuierlich zu pflegen, um die nun hergestellte exzellente Datenqualität auch weiterhin zu erhalten.

Fazit

Wie Sie sehen, ist die Komplexität einer PIM-Einführung im Unternehmen nicht zu unterschätzen. Oft kann es daher lohnenswert sein, sich nicht erst für die technische Umsetzung, sondern bereits für die strategische Planung des PIM einen kompetenten Partner zu suchen.

Haben Sie weitere Fragen zur erfolgreichen Implementierung eines PIM-Systems in Ihrem Unternehmen? Wir beraten Sie gern.

Basilicom ist Pimcore-Partner-Agentur Nr. 1 in Deutschland und berät seit dem Jahr 2000 zur Digitalisierung und Transformation.