6 Tipps für Remote-Workshops

Unsere Erfahrungen aus einem Jahr Online-Workshops mit unseren Kund:innen

Liegen genug Post-its und Klebepunkte bereit? Sind die Whiteboards im Konfi sauber? Ist das Mittagessen bestellt? Solche Fragen sausten mir vor einem Workshop häufig durch den Kopf. Früher, als wir uns noch Aug in Aug mit unseren Kund:innen trafen. Doch Corona-bedingt wurden die Karten ja neu gemischt. 2020 wurde das Jahr der Remote-Workshops.

Die neue Herausforderung: Wie arbeiten in einem Remote-Workshop mehrere Personen kreativ an einer konkreten Aufgabe zusammen und kommen dabei zu echt gewinnbringenden Ergebnissen? Was zu Beginn der Krise noch ganz neu und spannend war, gehört heute schon zum Standard-Repertoire des Arbeitsalltags – doch auf dem Weg dahin haben wir einiges gelernt.

Deshalb möchten wir bei Basilicom nach einem Jahr Remote gern unsere Learnings aus vielen Workshops mit unseren Kund:innen mit euch teilen.

Da sich mittlerweile fast alle an die kleinen technischen Finessen gewöhnt haben, wie eingeschaltete Kameras, Muting etc., beschränken wir uns auf organisatorische Tipps für einen Moderierenden mit optimalerweise 6 Personen.

1. Reduziere die Dauer, denk an die Pausen

Online-Kommunikation ist anstrengend. Plane deinen Workshop daher weniger umfangreich, als du es für einen Präsenz-Workshop tun würdest. Energie für gute Ideen und tiefe Diskussionen bleibt nur bei einer luftigen Zeitplanung und genügend Pausen. Denn die Konzentration kann dauerhaft in den Keller rutschen, wenn den Beteiligten keine Zeit bleibt, sich auch einmal vom Bildschirm wegzubewegen, in Ruhe etwas zu essen oder sich kurz mit der Familie daheim zu beschäftigen.

Unser Tipp: Splitte den Workshop einfach in Teile auf und plane längere Pausen ein, um die Aufmerksamkeit hochzuhalten. Sinnvoll sind an einem Workshop-Tag beispielsweise 2 mal 2 Stunden, aufgeteilt auf Vormittag und Nachmittag, mit Mittagspause. Wenn doch alles in einen Vormittag passen sollte, dann plane zumindest eine längere Pause nach 2 Stunden ein und vielleicht nochmal je ein paar Minuten zwischendurch.

2. Kenne die Teilnehmer vor dem Workshop

Wer eine solche Session moderiert, sollte die Funktion und die Erwartungen der einzelnen Teilnehmenden vorab genau kennen. Andernfalls wird es im Workshop schwer fallen, alle zielführend einzubeziehen und Erkenntnisse für das gemeinsame Projekt zu gewinnen. Da das lockere Kennenlernen an der Kaffeemaschine entfällt, muss der Austausch auf andere Art und Weise stattfinden. Idealerweise vor dem Workshop.

Unser Tipp: Führe Vorgespräche mit den Schlüsselpersonen, in denen du die jeweilige Wünsche und Ziele in Erfahrung bringst.

3. Eröffne die Kommunikation durch Icebreaker

Noch vor einem Jahr haben sich die Teilnehmenden in kleinen Gruppen unterhalten, bevor der Workshop begann. Ein solcher informeller Part ist wichtig für das Aufwärmen der Gruppe. Wie kann alternativ ein gelungenes virtuelles Warm-up aussehen?

Unser Tipp: Plane einen informellen Icebreaker ein, sodass sich alle kennenlernen und ein Gruppengefühl entsteht. Ein bewährtes Tool für mehr Offenheit und Vertrauen sind Check-ins, zum Beispiel mit dem tscheck-Tool von Denkwerk. Das Team beantwortet zum Start oder Ende eines Meetings gemeinsam eine Frage – zum besten Konzert, zu aktuellen Wünschen, zur Lieblingsfernsehserie, zu irgendwas – und verbindet sich damit auf einer menschlichen gemeinsamen Ebene, die weit über das Projekt hinausgeht.

4. Nutze ein Online-Tool fürs kollaborative Arbeiten

Ideenfindung, Brainstorming, Co-Creation. Wie sollen die Teilnehmenden aktiv dabei sein, wenn keine Post-its auf Wände geklebt werden können? Zum Glück gibt’s mittlerweile ausgereifte Online-Tools, die virtuell eine Menge der Funktionen bieten, die man auch in einem Präsenz-Workshop gerne verwendet.

Sehr gute Erfahrungen haben wir mit dem cloud-basierten Kollaborationstool Miro gemacht. Das Tool ist intuitiv zu bedienen, denn es besteht im Prinzip aus einem riesigen virtuellen Whiteboard, auf dem alle Teilnehmenden synchron arbeiten können. Interaktiv lassen sich Post-its erstellen und verschieben und sogar Inhalte auf dem Whiteboard strukturieren, so dass sich der Online-Workshop komplett in Miro vorbereiten, durchführen und dokumentieren lässt. Zudem können die Moderator:innen zwischendurch mit nur ein paar Klicks kleine Abstimmungen durchführen.

Doch wie immer gilt das Credo „A fool with a tool is still a fool“ ...

Unser Tipp: Führe daher im Vorfeld einen Dry Run durch, um alle Funktionen zu testen. Das erspart unliebsame Überraschungen. Und wenn du dabei gleich für jeden Teilnehmenden die Arbeitsflächen, Erklärungen, Post-its und Voting-dots vorbereitest, verlierst du während des Workshops keine wertvollen Minuten mit organisatorische Aufgaben. Und die Miro-Newbies im Workshop können sich vorab in einer Guided Tour mit den wichtigsten Features vertraut machen.

5. Behalte die Zeit im Auge und mache sie für alle sichtbar

Wenn jeder zuhause hinter seinem Monitor versteckt ist, wird schnell die Zeit vergessen. Damit alle Agendapunkte fokussiert abgearbeitet werden können, muss das Zeitmanagement sitzen. Zu viel Zeit macht manchmal träge und führt nicht immer zu besseren Ergebnissen. Ein für alle sichtbarer Timer kann helfen und sollte bei allen Aufgaben und Übungen mitlaufen.

Unser Tipp: Bestimme einen festen Bad Guy im Team, der die Zeit im Auge behält und bei ausufernden Diskussionen möglichst gut gelaunt dazwischenfunkt. Keine einfache Aufgabe – aber spätestens wenn der Workshop pünktlich endet und und alle Agendapunkte abgehakt sind, werden alle dankbar sein. Und für die Planung gilt mehr denn je: Lieber von Anfang an klar priorisiert weniger auf der Agenda haben und flexibel Optionales aus der Tasche ziehen als später etwas Wichtiges weglassen zu müssen.

6. Binde alle Teilnehmenden durch interaktive Sessions ein

Schnell die News checken, der Blick aus dem Fenster oder die Katze auf dem Schreibtisch – die Gefahr der Ablenkung ist für alle Teilnehmenden im Home-Office groß. Man braucht Action, damit alle dauerhaft aufmerksam bleiben und sich aktiv am Workshop beteiligen. Interaktion tut daher gut.

Unser Tipp: Egal ob Brainwriting, Mindmapping oder User Story Mapping – nahezu jede Methode lässt sich auch digital adaptieren. Und häufig zeigt sich online sogar eine größere Mitmachbereitschaft bei den Teilnehmenden als offline. Denn ist das Eis erstmal gebrochen ist, ist die Interaktion nur einen Klick entfernt.

Unser Fazit

Remote-Workshops sind kein schwacher Ersatz für Präsenztreffen, sondern eine Alternative mit eigenen Vorteilen, die sich je nach Ziel, Zeitumfang und räumlicher Verfügbarkeit der Teilnehmenden nutzen lassen. Daher werden sie auch nach Covid-19 einen festen Platz in unserem Repertoire behalten.

Beispielsweise gewinnen die Teilnehmenden, die aufgrund einer langen Anreise oder knapper Zeit nicht hätten dabei sein können. Und das Aufräumen nach dem Workshop entfällt: Whiteboards müssen nicht gesäubert, die Post-its-Flut nicht gebändigt werden, Und auch das Abfotografieren von Wänden voller Post-its entfällt zugunsten einer sauberen Dokumentation der Ergebnisse über das Online-Tool.

Natürlich können unsere kleinen Tipps Euch nicht für alle Unwägbarkeiten eines Online-Workshops wappnen. Trotz aller sorgfältigen Vorbereitungen wird es immer Situationen geben, die spontanes Handeln mit Augenmaß erfordern. Doch egal ob Remote oder in Präsenz – genau in dieser Dynamik liegt doch der Reiz von Workshops.

Wir wünschen Euch viel Spaß mit eurem nächsten Workshop!

Über den Autor:

Moritz Köditz ist UX Architect bei der Digitalagentur Basilicom. Als Medien- und Kognitionswissenschaftler vereint Moritz interdisziplinäres Wissen aus Psychologie, Informatik und Wirtschaftswissenschaften. In seinem Arbeitsalltag prägt er digitale Nutzererlebnisse und bringt auf dem Weg dahin Anforderungen von Stakeholdern, Bedürfnisse der Nutzer und die technische Umsetzung in Einklang. Dabei kommen unterschiedlichste Methoden zum Einsatz, in die er gerne einen Einblick gibt.