„Ein DAM nutzt allen Unternehmen, die täglich mit vielen digitalen Medien jonglieren“

Beim Begriff Mediathek fallen den meisten Menschen vermutlich zunächst einmal kulturelle Einrichtungen wie Museen oder Zeitungen und TV-Sender mit ihren großen Medienarchiven ein. Doch auch im eigenen Unternehmen liegen oft unzählige digitale Medien in unübersichtlichen Ordnerstrukturen herum, die man gerne gut auffindbar zentral versammelt sähe. Digital Asset Management-System (DAM) ist eine Lösung, die eine Integration, Konsolidierung und Verwaltung aller digitalen Assets wie Bilder, Videos, PDFs und andere Mediendateien in einer zentralen Medienbibliothek bietet.

Wir haben unsere Expertin Martina Schlager, Senior-Digital-Beraterin bei Basilicom, gefragt, wer eigentlich ein DAM für welche Zwecke nutzt oder zukünftig nutzen sollte.

Wer profitiert Deiner Erfahrung nach am meisten von einem DAM als zentrale Medienbibliothek? Gibt es spezielle Branchen, für die sich die Einführung besonders lohnt?

Martina: Ein DAM nutzt grundsätzlich allen Unternehmen, die täglich mit vielen digitalen Medien jonglieren. Erst einmal branchenunabhängig. Überall, wo es massenweise Bilder, Videos, Audio oder Text, womöglich in den unterschiedlichsten Formaten gibt, die es zu speichern, jederzeit am richtigen Ort zu finden, zu teilen und für eine gute User Experience auszuspielen gilt. Das kann in der Industrie sein, im Einzelhandel, im Gesundheitswesen, in kulturellen Einrichtungen oder in einer Agentur wie unserer.

Ein DAM kann vor allem aus zwei Gründen sehr hilfreich sein: Zum einen geht es um die attraktive, effiziente und effektive User Experience. Zum anderen vereinfacht es intern im Unternehmen die Organisation von Medien, verbessert also den Workflow, die Kommunikation und die Zusammenarbeit mit Partnern und Kunden. Unternehmen mitsamt ihren Marketingteams wird es mit einem DAM grundsätzlich leichter gemacht, Inhalte kreativ und optimal strukturiert zu speichern und zu nutzen, damit sie möglichst reibungslos zirkulieren können.

Woran liegt das? Was macht so ein DAM denn im Einzelnen?

Martina: Es verwaltet alle Arten von Assets ein einem zentralen Ort, und das redundanzfrei. So verhindert das DAM, dass Unternehmen mit massenweisen Assets sich täglich durch ein Datenchaos manövrieren müssen. Denn im Arbeitsalltag kennt ja fast jeder den folgenden Vorgang: Man ist im Stress und speichert mal schnell eine Datei ab. Jeder auf seine Weise, in oft unübersichtlichen Ordnerstrukturen, und das womöglich jahrelang. Das Ergebnis sind, trotz bester Vorsätze und immer wieder gemeinsam vereinbarter konsistenter Workflows im Unternehmen, mehrere Ablageorte und abteilungsspezifisch unterschiedlichste Metadaten für dieselbe Datei. Also vielfältige Duplikate und inkonsistente Workflows.

Ein DAM-System macht diese Ordnerstrukturen überflüssig. Denn es versammelt die Assets an einem einheitlichen Ort. Dort werden sie angelegt und mit Metadaten, Keywords und Tags versehen. Und wenn man sie verwenden will, werden sie genau dort gefunden, indem man sie über eine globale Suche ansteuert.

Um welche Mediendaten geht es dabei?

Martina: Jede Mediendatei kann ein digitales Asset sein. Da gibt es Bild- und Videoformate, Tabellen- und Präsentationsformate und natürlich auch Textdokumente. Je komplexer die Assets in einem Unternehmen sind, desto wichtiger wird das Digital Asset Management. Insbesondere wenn es um unterschiedliche Lizenzen, Nutzungsrechte und Workflows geht, zum Beispiel bei Bildern und Videos.

Und davon profitieren dann alle, die mit der Organisation und Archivierung von Medien zu tun haben?

Martina: Ja, meist sind das die Abteilungen rund um Kommunikation, Redaktion, Marketing, Presse, Vertrieb und Design. Weil im DAM die Assets zentral verwaltet werden, können die jeweiligen Mitarbeitenden schnell auf aktuelle Materialien zugreifen. Sie können  sie bearbeiten, teilen oder veröffentlichen. Das kann sehr hilfreich bei der Planung und Durchführung von Kampagnen sein, oder auch, wenn man Werbematerial für Veranstaltungen und Messen erstellen möchte.

Ein DAM kann aber auch flexibel in sehr vielen anderen Einsatzbereichen nützlich sein. Mal ein paar Beispiele, wo es unterstützen kann: In sämtlichen Branchen, wenn es um die Erstellung digitaler Portfolios oder Newsrooms geht. Oder in Museen, wenn es um virtuelle Museumskataloge, Führungen, Rundgänge oder Ausstellungen geht. Aber auch in der industriellen Fertigung. Da kann es um die Produktplanung gehen oder auch um das Verfolgen des Produktlebenszyklus von der Produktion bis zum Recycling.

Der klassische Anwendungsfall dürfte aber der Einsatz der Mediendaten im Multi-Channel-Marketing sein, um so Kommunikations- und Vertriebsmaßnahmen aus einer einzigen Datenquelle mit den stets besten und aktuellen Mediendateien zu unterstützen und bestenfalls zu automatisieren.

So haben wir zum Beispiel für unseren Kunden Krombacher nicht nur intern ein globales DAM aufgebaut, sondern auch für Kunden, Fans und Partner eine Mediathek realisiert. Sie ist offen nutzbar und unterstützt so nicht nur zahllose Anwendungsfälle mit dem immer aktuellen Bildmaterial, sondern trägt auch nicht unerheblich zur Suchmaschinenoptimierung und zur Steigerung der Bekanntheit bei.

Und warum würdest Du den Einsatz des Pimcore-DAM empfehlen?

Martina: Das Pimcore DAM ist die weltweit führende Open-Source-Software zur Verwaltung digitaler Assets. Die Community-Edition ist kostenlos und lässt sich unbegrenzt für Daten, Kanäle und User nutzen. Und es bietet einen zentralen Speicherort für alle digitalen Assets, in über 220 Dateiformaten. Und schließlich lässt sich es sich einfach mit PIM-, CMS- und Desktop-Publishing-Software integrieren, bietet einen 24/7-Zugang zu Marketing- und Medien-Content, AI/ML-Bild-Tagging-Workflows und wird durch Google TensorFlow unterstützt. Wir sind ziemlich begeistert davon.

Dein Fazit?

Martina: Digitale Assets sind wirklich essentiell für eine konsistente Customer Experience und somit für erfolgreiches Marketing. Unternehmen, die sich überlegen, ein DAM zu nutzen, sollten allerdings erst einmal all ihre individuellen Anforderungen ermitteln.

Haben Sie weitere Fragen zum Einsatz eines DAM in Ihrem Unternehmen? Wir beraten Sie gerne.

Basilicom ist Pimcore-Partner-Agentur Nr. 1 in Deutschland und berät seit 2000 zu Digitalisierung und Transformation.