Datenmigration in die Cloud – ohne Verlust und Ausfallzeiten

von Christoph Lühr

Sobald Unternehmen auf ein neues System umsteigen, zum Beispiel auf ein Produktinformations-Management-System (PIM), oder ihre bislang lokale Infrastruktur auf Cloud-basierte Speicher und Anwendungen verlagern möchten, steht auch eine Datenmigration an. Das bedeutet, dass sämtliche Daten, beispielsweise umfangreiche Produktdaten, aus den Formaten, Anwendungen und Speicherorten der bisherigen Systemlandschaft in die geplante neue überführt werden müssen.

Ein Akt, dem viele Unternehmen mit Bangen entgegensehen. Denn das Thema Datenmigration ist mit drohendem Datenverlust und Ausfallzeiten im Prozess des Datentransfers behaftet. Nicht zu Unrecht. Denn sowohl die Unternehmen selbst als auch wir als beauftragte Digitalagentur stehen in der Regel vor der gemeinsamen Herausforderung, riesige Datenmengen aus heterogenen Systemen zu transformieren. Dabei gibt es oft mangelnde Strukturinformationen, fehlende Metadaten, ungenutzte „Datenleichen“, Duplikate und vieles mehr. Vor allem bei Produktdaten kann es sich im gesamten Produktlebenszyklus um Millionen von Daten mit Tausenden von Attributen handeln − viele wahrscheinlich inzwischen obsolet, oder nicht (mehr) korrekt gepflegt.

Strategische, organisatorische und technische Herausforderungen der Datenmigration

Daher kann die Datenmigration je nach Komplexität der Daten und Anwendungen eine strategisch, organisatorisch und technisch sehr anspruchsvolle Aufgabe sein. Insbesondere wenn das Migrationsprojekt Änderungen am Datenmodell erforderlich macht. Doch natürlich gibt es für all diese Herausforderung auch Lösungen. Sowohl standardisierte als auch individuelle.

Wichtig ist, dass Unternehmen sich vor Projektbeginn einen Überblick über die Komplexität ihrer Daten und Anwendungen verschaffen. Am besten gemeinsam mit den Expert:innen der gewählten Digitalagentur. Vorausschauend geplant und mit einer auf das Unternehmen abgestimmten Migrationsstrategie lässt sich die Datenmigration dann nahtlos und ohne Verluste und Ausfallzeiten vollziehen.

Die Schritte einer gut geplanten Datenmigration

Ob es sich um Speicher-, Cloud- oder Applikationsmigration handelt: Bei Basilicom berücksichtigen wir im Prozess der Datenmigration in der Regel folgende Schritte:

Team aus allen relevanten Abteilungen des Unternehmens

Initial steht die Bildung des Teams an, das an der Datenmigration beteiligt sein wird. Dafür müssen alle relevanten Abteilungen des Unternehmens mitsamt den wichtigsten operativ tätigen Mitarbeitenden identifiziert und informiert werden. Involviert werden sollten also nicht nur Stakeholder, sondern insbesondere diejenigen, die täglich mit den Daten arbeiten. Bei Produktdaten sind das nicht etwa nur Marketing, Vertrieb und Produktmanagement, sondern auch so gut wie alle weiteren Unternehmensbereiche, die mit Produktinformationen zu tun haben.

Prüfung, Analyse und Bewertung der Daten- und Systemlandschaft

Dann folgen Prüfung, Analyse und Bewertung der gesamten Daten- und Systemlandschaft: Welche Daten und Anwendungen sollen überführt werden? Um welche Art von Daten und Applikationen handelt es sich? Wer hat welche Rechte und Rollen? Welche Geschäftsprozesse sind involviert? Gibt es auch objektübergreifende Abhängigkeiten? Daraus entsteht ein Überblick über oft riesige Datenmengen, die sich über Jahrzehnte angesammelt haben – in ERP- und PIM-Systemen, in CMS und Cloud-Systemen, in Websites und Online-Shops. Bei einer Cloud-Migration wäre zudem vorab zu evaluieren, inwieweit die bisherigen Komponenten im Altsystem überhaupt Cloud-tauglich sind. Und wenn es nicht nur um Produktdaten, sondern auch um personenbezogene Daten geht, gilt es auf den Umgang mit Daten zu achten, die der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unterliegen.

Migrationsstrategie: Inventarisierung, Klassifizierung, Dokumentation

Danach steht der Entwurf einer auf das Unternehmen abgestimmten Migrationsstrategie auf dem Plan: Auf welche Art und Weise soll die Transformation der Daten und Applikationen vollzogen werden? Um die Migrationsstrategie passgenau zu entwickeln, werden alle entsprechenden Anwendungen vollständig inventarisiert und klassifiziert sowie die Prozesse, Workflows und Datenflüsse dokumentiert – sofern diese Informationen nicht schon vorliegen.

Migrationslogik: Konvertierung, Bereinigung, Validierung, Testing

Auf Grundlage der gewählten Strategie wird eine Migrationslogik erstellt. Dazu gehören die Konvertierung der Daten, das Anlegen von Datenprofilen und Kategorien, die Bereinigung und Validierung der Daten sowie Testing und Qualitätssicherung im Zielsystem. Alles Schritte, die in aller Regel nicht manuell ausgeführt werden sollten, sondern durch technische Prozesse, Tools und kundenspezifische Lösungen unterstützt werden.

Mängel des Altsystems kommen auf den Prüfstand – Chance auf Neuanfang

Und was ganz wichtig ist: Wenn die Herausforderungen strategisch, organisatorisch und technisch gut gemeistert wurden, also alle Daten und Systeme nahtlos überführt werden konnten, bringt die Datenmigration auch viele Chancen mit sich. Denn immerhin kommen in einem solchen Prozess einmal sämtliche Strukturen und damit auch alle Mängel des Altsystems auf den Prüfstand. Und statt schlechte Gewohnheiten, ungeeignete Systeme und Verfahrensweisen, die sich über Jahre eingeschliffen haben, mit ins Neusystem zu überführen, bietet sich die Chance, hier und da ganz neu anzufangen.

Auch der Transfer von Geschäftsprozessen, Anwendungen und Daten in die Cloud ist in der Regel weit mehr als reine Datenmigration. Meist läuten solche Veränderungen auch einen Wandel der Unternehmenskultur ein.

Connect Anything: Pimcore als Datendrehscheibe im Migrationsprozess

Bei alledem ist es wichtig, einen verlässlichen und kompetenten strategischen und technischen Partner sowie die geeignete Software für die Migration zu finden. Wir haben bei Basilicom unzählige Datenmigrationen durchgeführt. Aus unser Erfahrung ist die Open-Source-Software-Plattform Pimcore besonders gut geeignet im Prozess der Datenmigration. Das liegt an dem echten Pimcore-MDM, das keine festen Datenstrukturen vorgibt und beliebige Daten verwalten kann, sowie der zu 100% API-gesteuerten Software-Architektur, über die beliebig komplexe Logik im Migrationsprozess abgebildet werden kann.

Viele andere Systeme bieten nur einen festen Satz vorhandener Module und Schnittstellen für Migrationsaufgaben. Insbesondere Legacy und Altsysteme werden in modernen Plattformen nicht (mehr) unterstützt. Daher sind für diese Arten von Software meist weitere Komponenten, sogenannte „Middlewares“ nötig, inklusive eines damit verbundenen weiteren Integrationsaufwands. Pimcore hingegen kann mit seinem Connect-Anything-Ansatz bereits so gut wie alle Aufgaben einer traditionellen Middleware übernehmen und so auch als „Datendrehscheibe“ fungieren.

Dies eröffnet enorm große Möglichkeiten bei der Anbindung anderer Unternehmenssysteme wie ERP, CRM, BI und ESB sowie externer Anwendungen von Drittanbietern. Eine Standard-API, eine vollwertige REST-Webservice-API und eine Data Hub GraphQL-API bieten sämtliche Optionen für eine bidirektionale Echtzeit-Kommunikation mit anderen Systemen.

Haben Sie Fragen zu Ihrem individuellen Projekt? Wir beraten Sie gern, wie Sie den Herausforderungen der Datenmigration erfolgreich und produktiv begegnen können.

Basilicom ist Pimcore-Partner-Agentur Nr. 1 in Deutschland und berät seit dem Jahr 2000 zur Digitalisierung und Transformation.

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