Excel raus, PIM rein – 8 gute Gründe, warum Tabellen für Produktdaten ausgedient haben

Martina Schlager

Excel-Tabellen sind in mancher Hinsicht unersetzlich und ein durchaus mächtiges Instrument. Fragwürdig ist allerdings ihr Einsatz im Produktdatenmanagement: Wie man sich bei der Bearbeitung auch müht und anstrengt – die heutigen Anforderungen im E-Commerce an eine optimale Verwaltung und kundenorientierte Verwendung von Produktdaten sprengen einfach die Kapazitäten von Tabellenkalkulationen. Und zwar in fast sämtlichen Aspekten. Gegenüber einem Produkt-Informations-Management-System (PIM) sind sie extrem aufwändig, unsicher und unflexibel. Das alles kostet Zeit und verursacht zum Teil hohe Kosten, unmittelbar und mittelbar.

Wir haben acht gute Gründe zusammengestellt, Excel für E-Commerce-Zwecke ad acta zu legen und beschreiben, warum ein PIM das von Haus aus besser kann.

1. Rudimentäre Datenvalidierung in Excel: fehlerhafte Produktinformationen

Menschen machen Fehler. Insbesondere, wenn es um fließbandmäßiges Copy-and-Paste, Copy-and-paste, Copy-and-Paste in diverse Excel-Zellen geht … Zeile 1.432? Wie viele falsche oder inkonsistente Produktinformationen mögen sich bis hierhin eingeschlichen haben? Erschwerend hinzu kommen Herausforderungen wie unterschiedlichste Attributkonventionen und Ländercodes für den weltweiten Handel. Das Problem: Excel validiert Daten nur sehr rudimentär. Eine vernünftige Logik in der Validierung und Ausleitung fehlt. So gibt es keine Möglichkeit, automatisiert Genauigkeit zu gewährleisten.

Und das kann unbequem werden: Retouren von Bestellungen, Inkonsistenz der eigenen Marke, Verlust an Glaubwürdigkeit. Was also tun? Um Fehler zu vermeiden, müssen Mitarbeitende wohl oder übel die Excel-Tabelle ganz besonders akribisch ausfüllen, Daten manuell validieren oder diverse Programme zur Unterstützung hinzuziehen. Ein Riesenaufwand. Schnelle Markteinführung neuer Produkte ade …

2. Multi-Channel-Publishing: bei Excel exponentieller Aufwand

Online-Handel bedeutet heute, unterschiedlichste Vertriebskanäle zu bedienen – da gibt es die eigenen Handelspartner, diverse E-Commerce-Plattformen und große wie kleine Online-Marktplätze. Der Schwierigkeitsgrad wird noch erhöht, indem beispielsweise die Preisgestaltung, Formatierungsstandards, Beschreibungstexte oder Bilder je nach Kanal ganz und gar unterschiedlich ausfallen können.

Bei der Arbeit mit Excel heißt das fürs Multi-Channel-Publishing, die Tabelle mit den jeweiligen Produktdaten zu vervielfachen und einzeln auf die speziellen Kanäle anzupassen – ein mühseliges Duplizieren, Bearbeiten, Umbenennen und Versenden. Wer hat da noch Lust, weitere Kanäle hinzufügen, um zu expandieren?

3. Mangelnde Backup-Strategie in Excel: Verlust von Produktdaten

Wenn eine mit Produktdaten gefüllte Excel-Tabelle beschädigt wird, ist sie praktisch unlesbar. Oft lässt sie sich dann nicht einmal mehr öffnen. Wenn es nicht gelingt, die Datei zu reparieren und wiederherzustellen, kann ohne Sicherungskopie der Worst Case eintreten: Die Produktdaten sind verschwunden. Wenn es dann kein Back-up der Datei gibt ist klar, dass in einem solchen Fall die Auswirkungen auf das Unternehmen enorm sein können: Es kostet viel Zeit, Ressourcen und Produktivität, verlorene Produktdaten erneut zu beschaffen.

4. Kollaboratives Arbeiten: in Excel ohne Rechte- und Rollensystem

Auch in Excel kann man zwar gemeinsam an Tabellen arbeiten. Eine ausgefeilte Kollaboration mit Rechte- und Rollensystem bietet die Tabellenkalkulation jedoch nicht. Beispielsweise ist es nicht möglich, innerhalb eines Blattes einzelne Spalten nur bestimmten Nutzergruppen zur Ansicht oder zur Bearbeitung freizugeben. Von Workflows ganz zu schweigen.

5. Excel ist zweidimensional: aufwändige Verknüpfungen

Eine Excel-Arbeitsmappe ist zweidimensional: Es gibt Zeilen und Spalten. Arbeitsblätter können in Excel Tabellen miteinander verknüpfen werden, um Inhalte automatisch zu aktualisieren. Das passiert jedoch händisch über eine Formel und pro zu verknüpfender Tabelle, ist also ziemlich aufwändig. Zudem sind diese Verknüpfungen später und für andere Nutzer schwierig aufzufinden.

Für das Anlegen eines vernünftigen Datenmodells ist jedoch Mehrdimensionalität notwendig. Excel ist eben keine Datenbank, und Access ist eben nur eine Datenbank und kein PIM.

6. Vollständigkeit der Inhalte: Excel kann Datenqualität nicht prüfen

In Excel lassen sich enorm viele Zeilen und Spalten mit nahezu unendlich vielen Informationen speichern. Doch woher weiß man, ob diese Daten auch vollständig und genau sind? Beim Produktdatenmanagement geht es ja nicht nur darum, die jeweiligen Daten zu speichern, sondern auch darum, die Anreicherung dieser Daten mit Merkmalen, Beschreibungen, Texten zu erleichtern. Eine zentralisierte Datenbank sollte Auskunft über die Qualität der Inhalte geben können.

7. Keine Speicherung und Bearbeitung von Assets möglich

Und ein enorm wichtiger Aspekt im E-Commerce fehlt in Excel gänzlich: die Speicherung und Verwaltung von Assets zu den jeweiligen Produktdaten. Fotos, Videos, PDFs werden für die Ausspielung von Produktdaten auf den unterschiedlichsten Kanälen jedoch dringend benötigt. Binäre Asset-Dateien gehören nicht in ein Excel-Dokument.

8. Keine komplexen Datentypen und fehlende Bedienelemente in Excel

Excel hat sich zwar erst kürzlich modernisiert und ein neues Feature implementiert, dass es ermöglicht, eigene Datentypen aus einer Tabelle zu generieren und diese in andere Tabellen zu übertragen, zum Beispiel ein Produkt mit sämtlichen eingetragenen Eigenschaften oder ein Kunde inklusive Adresse und Daten. Die gespeicherten Daten zu diesem Produkt sind so über die einzelnen Zellen abrufbar. Doch das betrifft natürlich nur die Texte. Assets gibt es darin nicht.

Außerdem ist und bleibt es eine Tabellenkalkulation, was bedeutet, dass die Dokumente in der Bedienung sehr eingeschränkt sind. Für viele Dateitypen fehlen sinnvolle Bedienelemente, die Nutzer von modernen Anwendungen gewöhnt sind und in der Regel nicht mehr missen möchten, beispielsweise GEO-Koordinaten mit einem Maps-Editor.

360°-Sicht: PIM sammelt alle Produktdaten für ein optimales Kundenerlebnis

Aus all diese Gründen raten wir dazu, Excel gerne weiterhin für all das zu nutzen, was es wirklich gut kann: Tabellenkalkulationen – für das E-Commerce aber auf ein PIM-System umzusteigen. Damit sind Sie als Unternehmen all die genannten Probleme auf einen Schlag los und schaffen eine flexible Basis für einen zukunftssicheren E-Commerce. Sie verwalten sämtliche Produktinformationen in einer zentralisierten Datenbank, bekommen schlanke Prozesse, funktionierende Workflows für Mitarbeitende, redundanzfreie, vollständige und qualitativ hochwertige Daten für beliebig viele Ausgabekanäle. Eben alles, was Sie für den Multi- und Omni-Channel-Vertrieb brauchen.

Das leistungsfähige PIM von Pimcore beispielsweise bietet Ihnen die Möglichkeit, sämtliche digitalen Daten an einem zentralen Ort zu konsolidieren, anzureichern und zu verwalten – ob es sich um Produktdaten, Kundendaten, Lieferantendaten oder Assets handelt. So können Sie mit konsistenten Daten einfach, schnell und bedarfsorientiert ihre individuelle Multi-Channel-Strategie umsetzen. Die Open-Source-Software ist zudem zu 100 Prozent API-gesteuert, sodass sie sich problemlos mit anderen Systemen in Einklang bringen lässt.

Verwenden Sie immer noch Excel für Ihre E-Commerce-Produktdaten? Vereinbaren Sie gerne einen Termin für eine PIM-Demo mit uns – wir besprechen Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen.

Basilicom ist Pimcore-Partner-Agentur Nr. 1 in Deutschland und berät seit 2000 zu Digitalisierung und Transformation.