Projektmanagement – mit Trello den Überblick behalten

Als Projektmanager muss man täglich viele Tasks abarbeiten und im Blick behalten. Die Herausforderung ist, dass nicht alle Aufgaben sofort erledigt werden können. Einige sind schnell abgearbeitet, andere ziehen sich über Wochen hin. Daraus ergibt sich eine gewisse Komplexität, die beherrscht werden muss. Organisation ist als Projektmanager also das A und O – auf der einen Seite die des Teams und auf der anderen die eigene. In diesem Post beschreibe ich drei Schritte, wie ich mich im Alltag als Projektmanager organisiere. Im Wesentlichen geht es um Folgendes: was, wann und wie erledige ich meine Aufgaben?

1. Aufgaben im Blick haben und priorisieren – Was ist zu tun?

Für die Organisation von kleineren Projekten oder solchen, in denen kein Development involviert ist, verwenden wir Trello. Das Tool ist vor allem für die Organisation der persönlichen Aufgaben geeignet. Trello ist eine Art Todo-Board, in dem man unterschiedliche Listen anlegen kann. Man legt Karten mit den verschiedenen Tasks an und kann diese, je nach Status, in die verschiedenen Listen verschieben. Ich priorisiere meine Aufgaben grob in folgende Spalten:

• muss gemacht werden
• muss diese Woche gemacht werden
• muss heute gemacht werden 
• mache ich gerade
• Yes! Fertig!

Aufgaben durchwandern die einzelnen Listen von links nach rechts. Innerhalb der Spalte priorisiere ich die Wichtigkeit meiner Aufgaben von oben nach unten. Über den Tag hinweg können natürlich Aufgaben hinzukommen.

Als letzte Handlung eines jeden Tages überarbeite ich am Abend meine Aufgabenliste für den nächsten Tag und die restliche Woche. Das lässt sich auch hervorragend mobil, über die Trello-App, regeln!

Arbeitet man wie ich auf mehreren Projekten gleichzeitig, kann man die Aufgaben übersichtlich mit farblichen Labels kennzeichnen. So lässt sich schnell erfassen, welche Karte zu welchem Projekt gehört.

Aufgaben, die in der Spalte „muss gemacht werden" oder auch „muss diese Woche gemacht werden" hängen, versehe ich mit einem Due-Date. So gehe ich sicher, dass ich keine Aufgabe vergesse. Kollegen gehen sogar so weit, die Due-Dates mit ihrem Kalender zu synchronisieren. Da wird mir allerdings mein Kalender zu unübersichtlich, da mein Kalender auch ohne die Trello-Termine schon sehr voll ist :)

2. Die verfügbare Zeit im Blick haben – Wann mache ich was?

Neben den Tasks muss die Zeit im Blick gehalten werden. Mein Kalender ist immer gefüllt mit Abstimmungsmeetings, Kundenterminen und Jour Fixes. Die operativen Aufgaben gehen da leicht unter. Damit das nicht passiert, plane ich im Kalender auch Slots für diese Aufgaben ein.

Für bestimmte, größere Aufgaben, die länger als eine Stunde brauchen, reserviere ich mir Zeitslots, die ich entsprechend im Kalender eintrage. So habe ich mir dafür Zeit genommen und ich gehe sicher, dass mir niemand anderes die Zeit anderweitig verplant und mich zum Beispiel zu einem Meeting einlädt.

Im Zusammenspiel mit der Spalte „muss diese Woche gemacht werden" in meinem Trello-Board weiß ich auch ganz gut, ob ich bestimmt Aufgaben in einer Woche überhaupt zeitlich schaffe.

Schlage ich anderen Termine vor, trage ich zunächst alle Alternativen mit allen Teilnehmern im Kalender ein und versehe den Titel mit {tbc} – wir verwenden in der Agentur die Google Apps Suite. So signalisiere ich den Eingeladenen, das ich sie zu einem Termin einladen möchte, für den ich Externen drei Vorschläge gemacht habe, um sicherzustellen, dass alle Zeit haben!

3. Aufgaben fokussiert abarbeiten – Wie arbeite ich?

Wenn man bereits weiß, was zu tun ist und wann man die Zeit dafür hat, muss man die Tasks „nur noch” erledigen. Es gilt also – neben der Eigenschaft, diszipliniert zu sein –, sich ein konzentriertes Arbeitsumfeld zu schaffen. Ich schaffe dies vor allem mit drei Herangehensweisen:

Ich schotte mich in den Zeitslots akustisch von meiner Umwelt ab, indem ich Musik höre. Das hilft nicht jedem, mir hilft es aber, mich auf meine Tasks zu konzentrieren.

Ich trinke viel und mache eine lange Mittagspause. So vermeide ich ein ausgiebiges Mittagstief.

Die Methodik des Priorisierens und Fokussierens ist wohl eine Angewohnheit, die ich aus meinem Studium ins Berufsleben übertragen habe. Aber zusammengefasst kann ich sagen: Eine gute Organisation ist die halbe Miete.